Le procedure operative: uno strumento di crescita e sviluppo

Quando si tratta il tema delle procedure operative, anche comunemente note attraverso il distintivo inglesismo Standard Operating Procedures (SOP), spesso il pensiero viene ricondotto alle grandi realtà industriali, del chimico e farmaceutico. In realtà, esse sono un importante strumento di stampo gestionale, il quale può fornire un valore aggiunto anche per lo studio professionale, mostrando così il suo potenziale nel favorire lo sviluppo e aumento della produttività.

Le procedure operative spiegano in modo chiaro l’iter di sviluppo e funzionamento di un processo. Sono distintive di attività ricorrenti, il fatto che queste si ripetano con una stabile frequenza le rende standardizzabili. In questo modo, possono essere correttamente svolte da tutti i soggetti coinvolti.

Per favorire un corretto svolgimento delle attività procedurali, è necessaria una corretta gestione e un continuo aggiornamento, poiché queste sono condizionate tanto da fattori endogeni quanto esogeni. Con particolare riferimento a quest’ultimi, in primo luogo le procedure devono essere riequilibrate a seconda delle evoluzioni normative e necessità del mercato. Questo ci porta a un’ulteriore considerazione: un corretto adeguamento delle procedure rispetto alle influenze endogene può portare a un vero e proprio vantaggio competitivo.

In realtà, queste non sono solo uno strumento di definizione delle attività, bensì permettono di formare adeguatamente le risorse coinvolte. Per questo, è necessario che vengano svolti attività e monitoraggio a supporto delle procedure, tra i quali:

• sottoporre un questionario alle risorse coinvolte per valutarne conoscenza e rispetto di queste;
• monitorare se vengano svolte attività non coerenti, poiché queste potrebbero portare a una riduzione del margine di sicurezza e a un aumento del rischio di responsabilità;
• le procedure coinvolgono i clienti, per questo devono essere messi a conoscenza del loro ruolo all’interno di un progetto o iter di sviluppo, con i rispettivi obiettivi e attività legate;
• l’utilizzo di strumenti utili a tracciare le attività;
• istituire un percorso di formazione, per rendere maggiormente efficaci i processi e promuoverli all’interno della struttura;
• valutare possibili miglioramenti delle procedure, se ottenibili attraverso formazione, attrezzature o software più performanti;
• valutare che non vi siano conflitti con altre procedure operative.

Ulteriore elemento di riflessione è la corretta proporzionalità dell’iter procedurale rispetto a quelle che sono le necessità dello studio. Un livello di standardizzazione troppo elevato e approfondito rispetto alle capacità dello studio porterebbe a dei rallentamenti anziché a uno snellimento delle attività.

Per redigere correttamente le procedure operative, è buona norma definire il tutto secondo protocollo, istruzioni operative, linee guida, profilazione della risorsa ideale e regolamenti.

Tra questi, il profilo della risorsa ideale adempiente al ruolo è di fondamentale importanza. Pertanto, si identifica un importante ruolo non solo di stampo manageriale, ma perfino di corretta gestione ed empowerment delle risorse umane. Idealmente, il processo standardizzato si pone l’obiettivo di migliorare le performance e capacità ottenibili dalla risorsa, in questo modo sarà possibile poi riqualificarla positivamente in ruoli più importanti.

Lo sviluppo delle risorse umane è un aspetto fondamentale da prendere in considerazione durante la stesura delle procedure, i processi non sono orientati al solo ottenimento del risultato, ma concorrono alla formazione del mindset della risorsa e del suo ruolo all’interno della struttura.

Per questo, è necessario che la procedura venga correttamente elaborata secondo specifiche caratteristiche:

• chiarezza descrittiva di cosa dev’essere fatto, da chi, in che modo e luogo;
• emissione, approvazione, verifica e autorizzazione, le quali devono essere trasparenti e leggibili;
• indicare chi, quando e come ha effettuato verifica, approvazione, diffusione, monitoraggio, revisione e archiviazione;
• chiarire il ruolo degli attori coinvolti;
• devono essere condivise con tutti i soggetti direttamente coinvolti;
• definire le singole azioni e specifici compiti professionali, al fine di favorirne la valutazione;
• classificazione delle attività secondo un codice identificativo, protocolli e regolamenti;
• devono avere un valore formativo, sia di empowerment che di formazione delle nuove risorse;
• permettere, attraverso un sistema di feedback, di valutare e ridisegnare alcuni processi che possano essere ritenuti obsoleti o non conformi;
• riferimenti a delle documentazioni accessorie (il caso di dispense su software, modulistiche di compilazione allegati, etc.);
• definizioni e chiarimenti su particolari tecnologie, acronimi, abbreviazioni ed eventuali procedure collegate.

La logica di definizione della procedura trova un importante alleato nel ciclo continuo P.D.C.A., acronimo di Plan, Do, Check e Act. Si ricorda che le procedure non hanno solo una valenza interna, ma concorrono al valore aggiunto riconducibile a un tangibile vantaggio di mercato; un ciclo come il P.D.C.A., permette di fondare il processo di sviluppo su dinamiche endogene ed esogene, concorrenti a descrivere nel pieno lo scenario attraverso il quale lo studio opera.

Le procedure sono un importante strumento che mostra una plurima valenza all’interno di realtà canonicamente inaspettate, come gli studi professionali, favorendo non solo e unicamente lo sviluppo delle attività al fine di ottimizzare e ottenere un equilibrato risultato economico, ma definiscono perfino il modo in cui le risorse vengono impiegate, contribuendo al loro sviluppo e formazione, fornendo così l’opportunità di migliorare i successivi processi e integrare ulteriori procedure annesse e connesse.