È possibile dematerializzare la documentazione cartacea delle note spese del lavoratore in trasferta

L’Agenzia delle entrate, con risposta a interpello n. 388/2019, ha fornito importanti indicazioni in merito alle condizioni per dematerializzare i giustificativi cartacei richiesti a rimborso dal lavoratore in trasferta.

Il tema posto all’attenzione dell’Agenzia delle entrate è particolarmente rilevante ed è riconducibile a 2 tematiche attuali: l’eliminazione della carta e la tecnologia nel fisco.

La procedura proposta dalla società istante è composta dalle seguenti fasi:

• formazione e acquisizione del giustificativo informatico;
• formazione, approvazione e controllo della nota spese;
• archiviazione dei giustificativi di spesa;
• conservazione sostitutiva;
• distruzione dei giustificativi analogici.

Relativamente al processo sopra riepilogato, l’Agenzia delle entrate precisa quanto di seguito riportato.

A mente degli articoli 2 e 3, D.P.C.M. 13 novembre 2014, qualunque documento analogico a rilevanza fiscale deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

Alle predette condizioni i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici, dei quali possono essere realizzati, inoltre, duplicati informatici.

In particolare, generalmente, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali e pertanto devono considerarsi documenti analogici originali “non unici”, come tali qualificabili i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

La stessa Agenzia delle entrate, con risoluzione n. 161/E/2007, aveva avuto modo, infatti, di precisare che “se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità“.

In conclusione, il processo di conservazione elettronica dei giustificativi allegati alle note spese dei trasfertisti si perfeziona senza necessità che un pubblico ufficiale attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico. Se, tuttavia, il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, allora lo stesso ha natura di documento analogico originale “unico”, la cui conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale di cui sopra.

In merito al quesito relativo alla conservazione della documentazione, l’Agenzia delle entrate ribadisce quanto affermato dall’articolo 3, D.M. 17 giugno 2014. In particolare, detta disposizione precisa che qualsiasi sistema di conservazione della documentazione digitale deve rispettare:

• le regole previste dal codice civile, dal Cad e dalle relative regole tecniche, nonché dalle altre norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità;
• le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi;
• l’apposizione, a conclusione del processo di conservazione, di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Evidenziate le condizioni essenziali di conservazione, l’Agenzia delle entrate fornisce risposta positiva alla società istante, in quanto il processo illustrato soddisfa tutti i predetti requisiti.

In conclusione, la società istante potrà conservare in modalità elettronica le note spese e i relativi giustificativi, siano essi intestati al trasfertista ovvero anonimi (ad esempio titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico), e successivamente distruggere gli originali analogici.

L’Agenzia delle entrate si sofferma, ancorchè non specificatamente richiesto, sulle condizioni di deducibilità dei predetti costi ai fini del reddito d’impresa ai sensi dell’articolo 69, comma 2, Tuir, evidenziando il rispetto delle condizioni di inerenza, competenza e congruità. Come noto, i giustificativi di spesa sono strumenti necessari al controllo non solo sotto il profilo della certezza della spesa, ma anche dell’inerenza e del rispetto degli ulteriori criteri fissati dal Tuir per la deducibilità dei costi.

La stessa Corte di Cassazione, con ordinanza n. 11241/2017, come ribadito dall’Agenzia delle entrate, ha avuto modo di precisare sul tema che la semplice produzione di documenti di spesa non prova, di per sé, la sussistenza del requisito dell’inerenza all’attività di impresa. Infatti, perché un costo possa essere incluso tra le componenti negative del reddito, non solo è necessario che ne sia certa l’esistenza, ma occorre, altresì, che ne sia comprovata l’inerenza, vale a dire che si tratti di spesa che si riferisce ad attività da cui derivano ricavi o proventi che concorrono a formare il reddito di impresa. Al fine della prova dell’inerenza non è sufficiente che la spesa sia stata dalla società riconosciuta e contabilizzata, atteso che una spesa può essere correttamente inserita nella contabilità aziendale solo se esiste una documentazione di supporto, dalla quale possa ricavarsi, oltre che l’importo, la ragione della stessa.

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