La dematerializzazione della nota spese

L’evoluzione dei sistemi informatici ha comportato, negli anni, una naturale crescita della digitalizzazione anche in ambito amministrativo. Ciò ha avuto, come conseguenza, un interesse sempre maggiore anche sul piano tributario.

Il passaggio dai documenti cartacei a quelli digitali ha infatti impegnato il Legislatore, che da tempo ha introdotto nell’ordinamento il D.Lgs. 82/2005, conosciuto come Codice dell’amministrazione digitale (Cad).

Anche l’Agenzia delle entrate ha avuto modo di emanare numerosi provvedimenti amministrativi, talora riguardanti risposte a interpelli da parte di contribuenti. Di recente, con la risposta n. 740/E/2021, l’Agenzia si è espressa su una domanda relativa alla digitalizzazione della nota spese che il lavoratore presenta al proprio datore di lavoro. Dalle note spese, infatti, deriva necessariamente un’influenza in tema fiscale sia per il datore di lavoro, ai fini della deducibilità dei costi sostenuti, che per il lavoratore, in relazione all’eventuale imponibilità di taluni valori; il tutto secondo il disposto del Tuir e, soprattutto, in ossequio ai principi dell’inerenza e della competenza.

L’idea proposta è quella di porre in essere la “completa dematerializzazione delle note spese prodotte dai propri dipendenti trasfertisti”, permettendo così “la creazione, il controllo, la contabilizzazione e la conservazione in formato totalmente digitalizzato”. L’iter inizia con la redazione della nota spese e “con la compilazione e l’invio del report contenente i giustificativi relativi alle trasferte effettuate”; tali atti sono a carico del dipendente, che agirà in piena autonomia, ovvero avvalendosi di un delegato (impiegato amministrativo dell’azienda opportunamente individuato dal lavoratore e previo conferimento di apposita procura scritta). Vengono naturalmente previste tutta una serie di credenziali, per l’ingresso nell’apposito sito internet, con la possibilità di agire da rete esterna ovvero in intranet; ciò a massima garanzia della univoca personalità dell’utente. In tale processo, “l’apposizione della firma elettronica sulla nota spese e sugli allegati è prevista solo nella fase della conservazione elettronica, e pertanto non è apposta dai dipendenti trasfertisti ai quali è riferibile la documentazione in parola ma dal responsabile della conservazione”.

L’Agenzia risponde affermativamente circa tale digitalizzazione, con “la conseguenza che, laddove siano garantiti i requisiti di immodificabilità, integrità ed autenticità dei documenti dematerializzati, condizione non verificabile in sede di interpello – nulla osta all’adozione del processo ipotizzato dall’istante”.

Viene, tuttavia, evidenziato un aspetto molto rilevante, ovvero la distinzione tra i documenti “unici” ovvero “non unici”. La differenza, in breve, si ottiene dalla disposizione normativa posta dal Cad, che definisce non unici “i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.

È su tale distinzione, quindi, che dovrà essere posta l’attenzione dell’operatore. Per il caso di documenti non unici, quali allegati della nota spese, la digitalizzazione con formati non modificabili PDF/TIF/JPEG può essere attuata. Al contrario, i documenti unici, che non hanno alcun riscontro esterno operabile presso terzi, dovranno essere conservati in formato cartaceo; questi documenti infatti, ai fini della conformità all’originale, dovrebbero necessariamente essere autenticati da un pubblico ufficiale (D.M. 17 giugno 2014).

Altra nota rilevante, offerta dall’Agenzia, riguarda il fatto che “che la normativa richiamata non richiede l’apposizione della firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o di una firma elettronica avanzata, ai fini della corretta formazione del documento informatico”; ciò sia per la nota spese che per i documenti a essa allegati. Non vi è, quindi, alcuna necessità che il lavoratore, o il suo delegato, apponga la propria firma digitale al documento, bastando semmai quella che sarà apposta in sede di conservazione sostitutiva, al termine del procedimento, dal responsabile di tale trattamento.

Tirando le somme, possiamo rilevare come il processo di digitalizzazione della nota spese, e dei suoi allegati, sia di fatto praticabile, con la sola attenzione da porre in caso di presenza di documenti unici.

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