Email marketing per lo studio professionale – parte 4

Creare una base dati email e gestirla al meglio

Pensare di dover “gestire una base dati” potrebbe spaventare, ma nel nostro caso è un’azione non troppo complessa. Nel concreto si può tradurre nell’organizzare correttamente le anagrafiche utilizzando strumenti di base quali excel. Questo strumento è in grado di aiutarci a gestire anche migliaia di nominativi con semplicità.

Il punto di partenza potrebbe essere quello di realizzare un foglio excel (o Open office o qualsiasi altro strumento che gestisca i fogli di calcolo), in cui inserire, in ogni cella, una data informazione: nome, cognome, telefono, provincia, indirizzi, categoria del contatto (fornitore, cliente, etc), indirizzo email e, importante in questo caso, una casella che identifichi il consenso al trattamento dei dati personali e un’altra dedicato alla possibilità/volontà dell’utente di utilizzare l’indirizzo per le email massive. (Approfondiremo nei prossimi incontri il concetto di gestione della privacy. Ora limitiamoci a semplificare dicendo che, per utilizzare con strumenti automatici gli indirizzi email, occorre avere un consenso al trattamento dei dati personali).

Come compilo il mio primo database contatti?

Basta guardarsi intorno per capire che potremmo avere a disposizione una prima base dati di partenza. Potremmo attingere dai contratti, dalle rubriche, dai biglietti da visita, dalle email ricevute. Ricordiamoci, però, in questi casi di valorizzare correttamente il campo privacy (sui contatti presenti nei contratti potremmo avere il consenso – se inserita la giusta clausola – sugli altri contatti no).

Con l’obiettivo di incrementare questa base dati potremmo anche pensare di modificare lievemente i nostri flussi di lavoro, prestando attenzione a questo aspetto. Alcuni esempi:

• nei contratti prestiamo attenzione che sia inserita la corretta clausola privacy e chiediamo l’indirizzo email;
• per i possibili clienti che si presentano in ufficio, facciamo compilare una scheda utente, in cui chiediamo i dati di base (tra cui email e consenso privacy);
• sul sito internet predisponiamo un form per le informazioni (anch’esso con la spunta privacy).

Perché gli utenti dovrebbero darmi i loro indirizzi email con il consenso privacy?

La risposta sta nel fatto che noi, in cambio, gli offriremo qualcosa di valore, che, come detto nei precedenti post, potrebbe essere una mail periodica con lo scadenzario, un aggiornamento sulle normative, l’analisi commentata dei principali casi pubblici, etc.

In questo modo abbiamo creato una nostra base dati, che può essere usata con finalità diverse a seconda della categoria dei contatti: i clienti possono essere fidelizzati, i possibili clienti possono essere invogliati a diventare veri e propri clienti.

Nel prossimo appuntamento vedremo quali sono i principali strumenti di email marketing e come scegliere quello più adatto a noi.