Che cos’è il Controllo di Gestione negli Studi Professionali?
di Alessandro Torselli – Consulente di BDM Associati Scarica in PDF
Negli ultimi anni il settore degli studi professionali ha subito una serie di rivoluzioni dovute a fattori esogeni ed endogeni, portando il professionista in un contesto sempre più incerto e, in alcuni casi, privo di reali soddisfazioni lavorative. Il mercato è diventato sempre più “liquido”, come direbbe Bauman, e i punti di riferimento appaiono sempre più sbiaditi e confusi.
Lo stesso servizio offerto ha subito una progressiva perdita di valore percepita dal consumatore, derivante da un reperimento delle informazioni sempre più autonoma, soprattutto attraverso l’utilizzo di motori di ricerca.
Come si può uscire da questa situazione di disorientamento?
Il Controllo di Gestione diventa lo strumento essenziale che ogni studio dovrebbe adottare per poter affrontare queste situazioni e per poter garantire la realizzazione degli obiettivi della struttura. Diventa necessario il passaggio da un’ottica “Spannometrica” di valutazione del proprio studio ad una in cui si vanno a monitorare tutte le attività per comprenderne il reale andamento.
La fase di controllo, così anche per le aziende di servizi, si compone di tre step: il controllo antecedente, il controllo concomitante e il controllo susseguente.
Il controllo antecedente non può prescindere dal calcolo dei propri costi orari pieni. Difatti, ricondurre i costi al tempo lavorato per i clienti rappresenta un passaggio fondamentale per qualsiasi analisi gestionale efficace.
Occorre, quindi, dividere le ore a disposizione dello studio in due macro categorie:
- le ore dedicate al cliente
- e quelle dedicate alle attività interne di studio (per esempio la formazione o la fatturazione).
Le prime sono le uniche direttamente monetizzabili, mentre le ore indirette qualificano per essere solamente un costo, da ribaltare in qualche modo sul cliente.
Il full cost orario (costo pieno orario) è calcolato sulle ore produttive ed è quindi il costo delle sole ore dedicate ai clienti. Questo valore può essere costruito considerando tre componenti: Direct Cost, Costo delle ore generali e Costi di Struttura.
Il Direct Cost non è altro che il costo dei collaboratori ripartito per le ore lavorate; il Costo delle ore generali sono i costi generati per avere svolto attività interne relative allo studio (es. Parcellazione); i Costi di Struttura sono quei costi, più o meno fissi, che lo studio deve sostenere per poter svolgere l’attività (per esempio l’affitto degli uffici, le utenze, ecc.)
In questa fase vengono inoltre elaborati tutti quegli indicatori e misure necessarie a dare una valutazione di quelli che sono i traguardi stabiliti. Questo serve non solo a dare una valutazione quantitativa, ma anche qualitativa dell’attività che viene svolta. Gli indicatori permettono di esprimere un giudizio sull’attività in termini di efficienza ed efficacia dell’attività svolta.
Infine, sulla base dei ricavi conseguiti, viene ricostruita la tariffa oraria di studio, sempre ripartendola sulle ore produttive.
A questo punto si ottiene una fotografia della situazione dello studio e viene quindi effettuato un controllo ex-ante, ossia vengono fissati gli obiettivi sulla base dei dati conosciuti e delle prospettive future.
La fase successiva è quella che permette di verificare, nel corso dello svolgimento della professione, il rispetto dei parametri e obiettivi prefissati, in modo da poter attuare tutte le azioni correttive necessarie al miglioramento dell’organizzazione. All’interno di uno Studio Professionale, data la natura immateriale del servizio offerto, questo viene eseguito tramite l’utilizzo di uno strumento di rilevazione dei tempi chiamato Timesheet.
Ultimo step del processo di Controllo di Gestione è la fase Susseguente. Consiste nel trasferimento delle informazioni agli organi aziendali, o a chi preposto, con la conseguente analisi ed interpretazione dei dati.
È importante che in queste due ultime fasi le informazioni siano corrette e filtrate adeguatamente per poter permettere una valutazione corretta e verificare quali siano gli scostamenti dagli obiettivi iniziali per poter così intraprendere le azioni correttive.
In questa fase i dati forniti non sono dati parziali, ma dati completi a consuntivo, che permettono di comprendere l’andamento dell’attività.
Questo processo e le azioni correttive che ne derivano permettono dunque di:
- Controllare i costi fissi e ridurre al minimo i costi superflui;
- Attribuire compiti e ruoli chiari ai vari collaboratori, migliorando le relazioni e le dinamiche interne;
- Liberare tempo per nuove azioni di business;
- Aumentare l’efficacia e l’efficienza di Studio;
- Favorire eventuali nuovi inserimenti attraverso l’esatto monitoraggio dei “carichi di lavoro” di ciascuno;
Appare quindi evidente che attuare queste procedure di pianificazione, organizzazione e controllo e reiterare tale processo con una cadenza almeno trimestrale, permetta al professionista di avere il pieno controllo sul proprio Studio e poter quindi intervenire tempestivamente e in modo mirato, laddove necessario.
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