Come scrivere un’email efficace e che funzioni davvero
di Luca Peana
L’email ha in parte sostituito il telefono nelle relazioni professionali, diventando lo strumento preferito per le comunicazioni tra colleghi e tra clienti/fornitori.
Tra i principali plus a favore dell’email, che hanno contribuito alla sua diffusione, abbiamo il fatto che rimanga traccia di tutto quello che viene scritto; abbiamo la possibilità di una comunicazione asincrona e, al pari del telefono, possiamo contare su uno strumento di comunicazione diretto e personale.
Ovviamente anche l’email porta con se alcune criticità che devono essere sempre tenute in considerazione quando si usa questo mezzo. La principale criticità è data dall’”analfabetismo emotivo”.
Cosa significa analfabetismo emotivo?
La comunicazione è abitualmente divisa in 3 parti: comunicazione verbale, non verbale e paraverbale. Nell’email possiamo fare affidamento solo alla comunicazione verbale, perdendo di fatto due terzi della capacità comunicativa. In pratica non possiamo fare affidamento sui gesti e sul tono verbale, che spesso aiutano a interpretare le parole.
Vediamo quindi come approcciare questo strumento per scrivere messaggi che siano davvero efficaci.
La prima cosa da tenere in considerazione sono il mittente e l’oggetto, sia che si parli di email personali che commerciali. Questi due valori sono i primi che vengono visualizzati dal destinatario e influenzano la priorità con cui il messaggio viene gestito.
L’indirizzo email usato dal destinatario deve quindi fare in modo che il mittente capisca immediatamente chi scrive. Evitiamo quindi email tipo bomberdaspiaggia@libero.it e preferiamo indirizzi di posta professionali (vedi come configurare un indirizzo email professionale)
L’oggetto è invece quella riga di testo che deve dare immediata evidenza del contenuto del messaggio. Evitiamo quindi di lasciare questo campo vuoto e cerchiamo di scrivere, in modo sintetico, il “succo” del messaggio, anche a costo di prenderci alcune licenze poetiche. L’importante è scrivere un oggetto chiaro e immediato. Un esempio: possiamo scrivere “Richiesta Approfondimento pratica 534” invece che “Una richiesta di approfondimento della documentazione per la pratica protocollata 534 dal Dott. Rossi”
Il corpo del messaggio è la parte principale dell’email, in cui occorre esprimere i concetti che si desidera comunicare. A seconda del nostro destinatario possiamo usare un linguaggio più o meno formale, ma in ogni caso cerchiamo, anche in questa parte dell’email, di essere diretti e sintetici.
Un buon messaggio email potrebbe essere suddiviso in un’introduzione di un paio di righe che sintetizzino la motivazione del messaggio; un secondo paragrafo che argomenti i contenuti dando tutte le informazioni necessarie; una parte finale di saluto e firma, in cui inserire i nostri principali riferimenti.
Se serve per enfatizzare alcuni concetti, possiamo utilizzare grassetti e caratteri di colori e font diversi. Questo può aiutare a coprire la mancanza dovuta all’analfabetismo emotivo.
Un piccolo consiglio: dal momento che le parole di un’email non hanno il nostro tono di voce o le nostre espressioni e mimiche, proviamo a leggerlo con “gli occhi del destinatario”, per cercare di capire se il testo possa essere frainteso o mal interpretato.
