Come condividere documenti tra collaboratori e colleghi

Spesso nell’attività quotidiana abbiamo la necessità di condividere con i colleghi documenti di testo, fogli di calcolo o simili. Altre volte siamo fuori ufficio e ci farebbe comodo avere accesso ai documenti archiviati in rete. Come possiamo soddisfare questa esigenza in modo semplice?

Vediamo 2 soluzioni che ci vengono offerte dal web e, che con un approccio diverso, possono aiutarci in questo compito.

Come avere i documenti disponibili “sempre”

La prima soluzione, pensata per rendere disponibili i file “dentro e fuori” l’ufficio, è quella di utilizzare un servizio di filesharing. Il più noto è DropBox. Questo tipo di servizio permette di avere una “cartella” su internet, accessibile solo alle persone autorizzate, in cui poter archiviare i nostri documenti, Word, Excel, etc.
Questa cartella è presente on-line, ma mantiene una copia dei file anche sul nostro computer, per permetterci di lavorare anche quando non siamo collegati a internet. Una volta riconnessi, la cartella si occuperà in autonomia di allineare i file presenti sul pc con quelli archiviati on-line, scegliendo la versione più recente. In caso la cartella sia condivisa con più utenti, la sincronizzazione dei file avverrà in automatico su tutti i computer autorizzati ad accedere alla determinata cartella.

Come lavorare “a 4 mani” sui documenti

Un’altra soluzione a questo tipo di esigenza è offerta da Google con il servizio Google Drive. In modo simile a quanto offerto da DropBox, Google Drive offre uno spazio on-line in cui poter archiviare i propri documenti.
In più Google offre un altro servizio molto interessante, che risolve un’altra esigenza: quella di poter lavorare contemporaneamente sullo stesso file. Questa funzionalità è data da Google Docs. Google Docs potrebbe essere definita l’alternativa on-line a Office di Microsoft, in quanto offre prodotti per scrivere documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, e questionari on-line. I documenti creati con Google Drive possono essere aperti simultaneamente da tutti gli utenti autorizzati, semplificando la condivisione degli stessi.

Questi sono solo due esempi delle tante soluzioni che si occupano di risolvere queste esigenze, tra cui il valido Microsoft Office 365. Non ci resta quindi che cercare la soluzione che meglio si adatta alle nostre esigenze, testando con mano le varie alternative.