La consegna del prospetto paga

La L. 4/1953, all’articolo 1, ha introdotto l’obbligo di consegnare, all’atto della corresponsione della retribuzione, un prospetto di paga. La norma è entrata in vigore l’11 febbraio 1953 e non ha subito modifiche nel corso degli anni di vigenza, se non per i profili sanzionatori in caso di mancato adempimento da parte del datore di lavoro. L’innalzamento delle sanzioni nel corso degli anni ha di fatto ridestato attenzione su un adempimento che, per diversi anni, era stato dimenticato o sottovalutato nella pratica quotidiana.

 

Soggetti obbligati

Sono esclusi dall’obbligo di consegna del prospetto paga:

• tutti i datori di lavoro in relazione ai lavoratori appartenenti alla categoria dei dirigenti;
• le Amministrazioni dello Stato e le relative aziende autonome;
• le Regioni, le Province e i Comuni;
• le aziende agricole che impiegano nell’annata agraria mano d’opera salariata per un numero di giornate lavorative non superiore a 3000;
• i privati datori di lavoro per il personale addetto esclusivamente ai servizi familiari.

L’obbligo è invece previsto anche per i soci delle società cooperative che stabiliscono con la propria adesione all’instaurazione del rapporto associativo un ulteriore rapporto di lavoro, in forma subordinata, anche in un momento successivo all’adesione stessa.

 

Dati da indicare

Ai sensi della L. 4/1953, sul prospetto devono essere indicati nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute. La normativa, attualizzata e armonizzata con il D.L. 112/2008, che ha abrogato una serie di normative che prevedevano una molteplicità di libri obbligatori in materia di lavoro sostituendoli con il LUL, prevede che le singole annotazioni sul prospetto di paga debbono corrispondere esattamente alle registrazioni eseguite sul LUL.

L’articolo 39, D.L. 112/2008, in merito al LUL, elenca come dati obbligatori da indicare per ciascun lavoratore:

• il nome e cognome;
• il codice fiscale;
• la qualifica e il livello di inquadramento contrattuale;
• la retribuzione base;
• l’anzianità di servizio;
• le relative posizioni assicurative e previdenziali;
• qualsiasi annotazione che sia riferita a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, ossia le somme a titolo di rimborso spese, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate, le detrazioni fiscali, i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare, le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali;
• le registrazioni delle somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario con indicazione separata e specificata.

Dal precedente elenco si evince, quindi, la non perfetta coincidenza tra i dati da riportarsi obbligatoriamente nel LUL e quelli che, invece, devono essere presenti necessariamente sul prospetto paga.

I dati elencati sopra in corsivo non devono essere obbligatoriamente riportati nel prospetto paga, così come nel LUL è prevista come obbligatoria anche la sezione del calendario delle presenze, che può non essere presente nel prospetto paga. Sul tema, il Ministero del lavoro, con la risposta n. 23 del Vademecum sul LUL ha correttamente segnalato che non c’è l’obbligo di consegna delle presenze, né quale estratto del LUL al lavoratore, né su richiesta del lavoratore, fatti salvi i casi in cui tale obbligo sia espressamente previsto dalla contrattazione collettiva, anche aziendale.

Nell’articolo 39, D.L. 112/2008, nulla viene detto circa i dati relativi al datore di lavoro, da indicarsi nel LUL, mentre l’articolo 1, comma 2, L. 4/1953, prevede che il prospetto paga debba riportare firma, sigla o timbro del datore di lavoro o di chi ne fa le veci. Ai sensi dell’articolo 39, comma 5, D.L. 112/2008, con la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel LUL il datore di lavoro adempie agli obblighi di cui alla L. 4/1953.

I datori di lavoro che consegnano la copia del LUL non hanno l’obbligo di apporre la firma, la sigla, intesa come firma abbreviata, o il timbro del datore di lavoro o di chi ne fa le veci.

Nella prassi la gran parte dei datori di lavoro adempie all’obbligo di legge consegnando copia del LUL, ma è comunque possibile consegnare al lavoratore un documento diverso, che non riporti il logo dell’Inail, il numero dell’autorizzazione ricevuta e il numero progressivo della vidimazione.

 

Scadenza dell’adempimento

Il LUL deve essere compilato per ciascun mese di riferimento, entro la fine del mese successivo, mentre la periodicità del prospetto paga non è specificata; viene invece specificato nell’articolo 3, L. 4/1953, che il prospetto di paga deve essere consegnato al lavoratore nel momento stesso in cui gli viene consegnata la retribuzione. Per individuare tale termine di scadenza occorre pertanto individuare quando il datore di lavoro deve pagare la retribuzione.

Per stabilire la data di pagamento dello stipendio occorre stabilire se un datore di lavoro applica o meno un Ccnl e se in tale contratto viene espressamente indicato una data di pagamento della retribuzione.

Ad esempio, il Ccnl Credito, firmato in data 31 marzo 2015, all’articolo 45, comma 3, prevede che le competenze mensili siano erogate il 27 di ogni mese. Il Ccnl Edilizia industria, per gli operai, all’articolo 25, prevede che: “La paga deve essere effettuata settimanalmente, quattordicinalmente, quindicinalmente, mensilmente, ai sensi delle vigenti disposizioni legislative. Quando il periodo di paga sia quattordicinale, quindicinale o mensile, devono essere corrisposti acconti settimanali non inferiori al 90% circa della retribuzione e degli assegni familiari maturati. Qualunque sia il periodo di paga adottato, la corresponsione del saldo deve essere effettuata non oltre i 15 giorni dalla scadenza del periodo di paga cui si riferisce”.

Per gli impiegati, invece, l’articolo 60 dispone che: “Il pagamento della retribuzione ha luogo alla fine di ogni mese: all’impiegato deve essere consegnato all’atto del pagamento una busta paga o prospetto equivalente con le indicazioni previste dalla legge o copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro”.

In mancanza di indicazioni da parte del Ccnl, è l’uso aziendale a determinare la scadenza di pagamento, che, però, ad avviso di chi scrive, dovrebbe anche essere indicata nel contratto individuale di lavoro o nella lettera di assunzione. Infatti l’articolo 1, comma 1, lettera g), D.Lgs. 152/1997, impone al datore di lavoro di fornire al lavoratore, entro 30 giorni dalla data dell’assunzione, anche questa informazione: l’importo iniziale della retribuzione e i relativi elementi costitutivi, con l’indicazione del periodo di pagamento.

Nella Direttiva 91/533/CEE, tale indicazione viene espressa così: periodicità del versamento di retribuzione a cui ha diritto il lavoratore, quindi, ad avviso di chi scrive, non basta indicare il criterio di calcolo, se a ore o mensilizzata, se settimanale, quattordicinale, quindicinale o mensile, ma anche il momento del pagamento della retribuzione. Per effetto di quanto stabilito dall’articolo 3, L. 4/1953, pertanto, l’indicazione contenuta nella lettera di assunzione o nel contratto di lavoro diventa non solo il termine di pagamento stabilito, ma anche quello di consegna del prospetto paga.

In merito, poi, al pagamento della retribuzione, occorre segnalare che l’articolo 1, commi da 910 a 914, L. 205/2017, hanno introdotto l’obbligo, a far data dal 1° luglio 2018, per i datori di lavoro e i committenti, di corrispondere ai lavoratori la retribuzione, nonché ogni anticipo di essa, con mezzi di pagamento “tracciati”, ossia attraverso una banca o un ufficio postale con uno dei seguenti mezzi:

• bonifico sul conto identificato dal codice Iban indicato dal lavoratore;
• strumenti di pagamento elettronico;
• pagamento in contanti presso lo sportello bancario o postale dove il datore di lavoro abbia aperto un conto corrente di tesoreria con mandato di pagamento;
• emissione di un assegno consegnato direttamente al lavoratore o, in caso di suo comprovato impedimento, a un suo delegato (il coniuge, il convivente o un familiare, in linea retta o collaterale, del lavoratore, purché di età non inferiore a 16 anni).

Diventa pertanto vietato, per i datori di lavoro e i committenti, corrispondere la retribuzione per mezzo di denaro contante direttamente al lavoratore, qualunque sia la tipologia del rapporto di lavoro instaurato, con l’eccezione dei rapporti di lavoro instaurati con le P.A. e di lavoro domestico o comunque rientranti nell’ambito di applicazione dei Ccnl per gli addetti a servizi familiari e domestici, stipulati dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative a livello nazionale. Per il datore di lavoro o committente che viola l’obbligo è prevista una sanzione amministrativa pecuniaria da 1.000 euro a 5.000 euro.

Quindi, la data di pagamento dello stipendio e, di conseguenza, la data in cui il prospetto paga dovrà essere messo a disposizione dei lavoratori sarà, da luglio 2018 in poi, ben evidente sia ai fini delle richieste di eventuali interessi per ritardato pagamento che ai fini sanzionatori in caso di ritardata consegna del prospetto paga.

 

Modalità di consegna

Ma materialmente come avviene la consegna del prospetto paga ai lavoratori nelle aziende?

Tradizionalmente la modalità più diffusa è quella di far firmare alla consegna o direttamente una copia del prospetto paga o del foglio del LUL, che deve comunque essere conservato in azienda a disposizione degli organi ispettivi. Questo avviene in genere nelle realtà di piccole dimensioni ed è una modalità consigliata per la snellezza operativa: le aziende sono infatti tenute a conservare sul luogo di lavoro una copia del LUL stampata, quindi conservare la stessa con la prova di consegna consente di realizzare 2 adempimenti congiuntamente. In alternativa, è possibile comunque far firmare altri documenti che attestino la consegna, quali lettere individuali o elenchi del personale con apposizione di data di consegna e firma di ogni ricevente il prospetto paga.

In ogni caso è opportuno segnalare che la firma sul prospetto paga si configura esclusivamente quale attestazione di ricevuta del documento e non di ricevuta del pagamento o di convalida o attestazione dei calcoli e degli importi in essa contenuti.

Sul tema della firma a titolo di quietanza, giustamente, il Legislatore è intervenuto, formalizzando per legge quello che era un orientamento giurisprudenziale consolidato, prevedendo, nell’ultimo periodo dell’articolo1, comma 912, L. 205/2017, che: “La firma apposta dal lavoratore sulla busta paga non costituisce prova dell’avvenuto pagamento della retribuzione”.

Sul tema della corrispondenza dei calcoli e della quantità delle ore/del lavoro svolto o della correttezza delle somme corrisposte la giurisprudenza è intervenuta più volte:

• sul valore da attribuire alla busta paga ai fini della prova del numero di ore lavorate. Secondo la Corte di Cassazione non esiste una presunzione assoluta di corrispondenza della retribuzione percepita dal lavoratore rispetto a quella risultante dai prospetti di paga ed è sempre possibile l’accertamento dell’insussistenza del carattere di quietanza alla sottoscrizione eventualmente apposta dal lavoratore sulle buste paga (Cass. n. 9588/2001);
• in merito alla firma di eventuali quietanze liberatorie contenute come note sui prospetti paga firmati dal lavoratore, è ormai noto che gli stessi non integrano una rinuncia a tutti gli eventuali diritti connessi al rapporto e alle azioni esercitabili in dipendenza di essi, avendo solo valore di dichiarazione di scienza, ovvero di mera manifestazione del convincimento soggettivo del lavoratore stesso di essere stato soddisfatto in tutti i suoi diritti. Mancando del presupposto che il lavoratore abbia avuto l’esatta rappresentazione dei diritti che intendeva dismettere in favore del proprio datore di lavoro, sono del tutto inidonei a precludere l’azione giudiziaria volta a far valere diritti che non risultino soddisfatti effettivamente (Cass. n. 15371/2003; Cass. n. 8362/2003).

L’utilizzo diffuso delle nuove tecnologie informatiche e telematiche consente di spedire il prospetto paga tramite e-mail oppure con messa a disposizione di un’area riservata su un portale aziendale.

Il Ministero del lavoro è intervenuto più volte su questa modalità di consegna:

• interpello n. 1/2008: precisando che “la retribuzione va corrisposta alla scadenza temporale prevista, contestualmente alla busta paga, al fine di consentire al lavoratore la verifica immediata della corrispondenza tra le annotazioni riportate sul prospetto di paga e la retribuzione percepita” il Dicastero rileva che “non si ravvisano motivi ostativi all’invio del prospetto di paga con posta elettronica, se si considera la prassi generalizzata dell’accredito diretto dello stipendio in conto corrente bancario e la notevole diffusione delle conoscenze informatiche, purché vi sia la prova legale dell’effettiva consegna prospetto di paga al lavoratore alla scadenza prevista per il pagamento della retribuzione”. Contestualmente, però, il Ministero del lavoro pone alcune restrizioni importanti: utilizzo della Pec, invio del cedolino di paga come file allegato, a condizione che venga inviato a un indirizzo di posta elettronica intestato al lavoratore provvisto di password personale, messa a disposizione del lavoratore di idonee tecnologie e attrezzature informatiche per la ricezione e stampa del prospetto, con i costi relativi alla formazione e alla consegna dello stesso a carico dell’impresa;
• interpello n. 13/2012: possibilità di assolvimento degli obblighi ex articoli 1 e 3, L. 4/1953, da parte di un datore di lavoro privato, oltre che mediante l’utilizzo della Pec, anche attraverso sito web, dotato di un’area riservata con accesso consentito al proprio personale mediante password In questa sede il Ministero del lavoro ha ritenuto legittima la consegna del documento anche mediante Pec e mediante la collocazione dei prospetti di paga su sito web dotato di un’area riservata con accesso consentito al solo lavoratore interessato. Anche in questo caso, però, il Dicastero impone un ulteriore requisito: ossia l’utilizzabilità di una postazione internet dotata di stampante e l’assegnazione di apposita password o codice segreto personale.

Al di là dei singoli aspetti tecnici, come correttamente indicato dal Ministero del lavoro nell’interpello n. 13/2012, l’articolo 1, L. 4/1953, fa riferimento a un obbligo di “consegnare” il prospetto paga, senza alcun richiamo alla necessità che sia consegnato in forma cartacea, e non impone di dover documentare tale consegna. È tuttavia opportuno, da parte del datore di lavoro, adottare in ogni caso le opportune iniziative per comprovare l’avvenuto adempimento nei confronti di ciascun lavoratore. Ecco perché, in caso di assenza del lavoratore o dopo la cessazione del rapporto di lavoro, il datore di lavoro ha comunque l’obbligo di consegnare i prospetti paga emessi, anche quando nella prassi operativa è sua consuetudine consegnarlo a mano ai dipendenti presenti presso la sede operativa aziendale.

 

Obbligo di consegna in caso di mancato pagamento della retribuzione

Un ulteriore dubbio operativo riguarda l’obbligo di consegna in caso di mancato pagamento della retribuzione. Leggendo in modo letterale la norma, non vi sono dubbi che l’obbligo di consegna sussista solo in caso di pagamento della retribuzione. Non è un caso che sia stato proposto alla Camera dei deputati, in data 11 marzo 2015, un progetto di legge che modificasse l’articolo 1, L. 4/1953, eliminando le parole: “all’atto della corresponsione della retribuzione” sostituendole con le seguenti: “e, comunque, entro il termine di corresponsione della retribuzione stabilito dal contratto collettivo applicato al rapporto di lavoro o, in mancanza, entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello in cui è maturata la retribuzione”.

A tale progetto di legge, alla data odierna, non è stato dato seguito normativo. Ad avviso di chi scrive è comunque opportuno e consigliato consegnare il prospetto paga anche in caso di mancato pagamento della retribuzione, quale dovere di buona fede e correttezza.

Infatti, il mancato pagamento della retribuzione potrebbe scaturire da diverse cause:

1. trattenute fiscali maggiori del netto da erogare, c.d. retribuzione incapiente a seguito di conguaglio di fine anno o per assistenza fiscale a seguito di ricezione del 730/4 a debito. Ad avviso di chi scrive, nonostante vi sia mancata erogazione dello stipendio per motivi legali, occorre rendere noto al lavoratore di tutte le competenze e le trattenute effettuate;
2. indisponibilità finanziaria momentanea o crisi aziendale. Anche in questo caso, ad avviso di chi scrive, occorre sospendere la maturazione dell’imponibile fiscale annuo e, pertanto, determinare come retribuzione un netto pari a 0, dando evidenza al lavoratore dei calcoli effettuati.

La mancata consegna dei cedolini paga, infatti, non consente al lavoratore di procedere con la messa in mora del datore di lavoro o proporre un decreto ingiuntivo, in quanto privo dei documenti che certifichino un credito.

 

Profili sanzionatori

Come indicato in precedenza la norma è entrata in vigore l’11 febbraio 1953 e, nel corso degli anni, non ha subito modifiche, fatti salvi 2 interventi relativi all’articolo 5, che disciplina i profili sanzionatori in caso di mancato adempimento da parte del datore di lavoro:

• nel testo originario della legge era prevista la sanzione da 1.000 a 5.000 lire;
• per il periodo dal 26 aprile 1995 al 23 settembre 2015, in caso di mancata o ritardata consegna al lavoratore del prospetto di paga, di omissione o di inesattezza nelle registrazioni apposte su detto prospetto paga, si applicava al datore di lavoro la sanzione amministrativa da 50.000 a 300.000 lire, secondo quanto disposto dal D.Lgs. 758/1994;
• dal 24 settembre 2015, in caso di mancata o ritardata consegna al lavoratore del prospetto di paga, o di omissione o inesattezza nelle registrazioni apposte su detto prospetto paga, si applica al datore di lavoro la sanzione amministrativa pecuniaria da 150 a 900 euro, secondo quanto disposto dal D.Lgs. 151/2015. Se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori, ovvero a un periodo superiore a 6 mesi, la sanzione va da 600 a 3.600 euro. Se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori ovvero a un periodo superiore a 12 mesi la sanzione va da 1.200 a 7.200 euro.

La norma di legge prevede anche che nell’ipotesi in cui il datore di lavoro adempia agli obblighi di cui agli articoli LUL, non si applicano le sanzioni di cui al presente articolo e il datore di lavoro è sanzionabile esclusivamente ai sensi dell’articolo 39, comma 7, D.L. 112/2008, convertito, con modificazioni, dalla L. 133/2008, e successive modificazioni. Secondo quanto indicato dal Ministero del lavoro con la circolare n. 26/2015 questo avviene solo quando il datore di lavoro ometta alcune registrazioni o le effettui in maniera infedele.

 

Si segnala che l’articolo è tratto da “La circolare di lavoro e previdenza“.

 

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